Een UBO (Ultimate Beneficial Owner, oftewel uiteindelijk belanghebbende) is iedere natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van een juridische entiteit of daarover zeggenschap heeft. Onder de Nederlandse en Europese antiwitwasregelgeving moeten alle bedrijven hun UBO's identificeren en registreren bij de bevoegde instanties.

Voor een Nederlandse BV is een UBO iedere persoon die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen of stemrechten houdt, feitelijke zeggenschap over het bedrijf uitoefent (waaronder via stemrechten of andere vormen van invloed), of begunstigde is van 25% of meer van het vermogen van het bedrijf.

Ben je enig aandeelhouder en bestuurder van je BV? Dan ben jij de enige UBO.

Voldoet geen enkele persoon aan de drempel van meer dan 25%? Dan moet een pseudo-UBO worden geregistreerd, doorgaans een bestuurder of hogere leidinggevende van het bedrijf.

Tijdens de BV-oprichting via Neno lever je voor iedere UBO het volgende aan: volledige officiële naam, geboortedatum, geboorteland, nationaliteit, woonadres en eigendomspercentage.

Bij BV's met een enkele aandeelhouder is dit eenvoudig: je levert alleen je eigen gegevens aan. Bij BV's met meerdere aandeelhouders moet iedere persoon met 25% of meer worden geregistreerd.

In Nederland is UBO-registratie bij de Kamer van Koophandel (KVK) verplicht. Dit is een wettelijke eis onder de Nederlandse antiwitwasregelgeving. De registratie wordt tijdens je BV-oprichting afgehandeld als onderdeel van het notaristraject; je hoeft dit niet apart te regelen. De informatie die je in het Neno-formulier invult, wordt gebruikt voor deze registratie. UBO-informatie moet na de oprichting actueel worden gehouden.

Kies je ervoor om een zakelijke bankrekening te openen? Dan kan het zijn dat UBO's een identiteitsverificatie (KYC) moeten doorlopen als onderdeel van de bancaire onboarding. Dit is een aparte stap na de oprichting en hangt af van de eisen van de bankpartner.

Heb ik UBO-documenten nodig als ik de enige aandeelhouder ben? Bij BV's met een enkele aandeelhouder is de documentvereiste vereenvoudigd: je identiteitsverificatie dekt de UBO-vereisten.

Wat als niemand meer dan 25% houdt? Voldoet geen enkele persoon aan de drempel van 25%, dan wordt het hogere management (de bestuurders) van de BV geregistreerd als pseudo-UBO.

Kan UBO-informatie na de oprichting worden gewijzigd? Ja, maar wijzigingen moeten worden doorgegeven aan de KVK. UBO-registratie is een wettelijke verplichting en moet actueel blijven.