Un UBO (Ultimate Beneficial Owner, titolare effettivo) è qualsiasi persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla una persona giuridica. In base alla normativa antiriciclaggio olandese ed europea, tutte le aziende devono identificare i propri UBO e registrarli presso le autorità competenti.

Per una BV olandese, un UBO è qualsiasi persona fisica che, direttamente o indirettamente, detiene più del 25% delle azioni o dei diritti di voto, esercita un controllo effettivo sulla società (anche tramite diritti di voto o altri strumenti di influenza) o è beneficiaria del 25% o più del patrimonio della società.

Se sei l'unico socio e amministratore della tua BV, sei tu l'unico UBO.

Se nessuna persona fisica raggiunge la soglia di oltre il 25%, deve essere registrato uno pseudo-UBO, di norma un amministratore o un dirigente di alto livello della società.

Durante la costituzione della BV tramite Neno, dovrai fornire per ogni UBO: nome e cognome legale completi, data di nascita, Paese di nascita, nazionalità, indirizzo personale (di residenza) e percentuale di proprietà.

Per le BV con un solo socio è tutto semplice: devi fornire soltanto i tuoi dati. Per le BV con più soci, ogni persona che detiene il 25% o più deve essere registrata.

I Paesi Bassi richiedono la registrazione degli UBO presso la Camera di Commercio (KVK). Si tratta di un obbligo di legge previsto dalla normativa antiriciclaggio olandese. La registrazione avviene nell'ambito della procedura notarile durante la costituzione della tua BV: non devi registrarti separatamente. Le informazioni che fornisci nel modulo Neno vengono usate per questa registrazione. Le informazioni UBO devono essere mantenute aggiornate dopo la costituzione.

Se scegli di aprire un conto aziendale, gli UBO potrebbero dover completare la verifica dell'identità (KYC) nell'ambito della procedura di onboarding bancario. Si tratta di un passaggio separato dalla costituzione e dipende dai requisiti del partner bancario.

Servono documenti UBO se sono l'unico socio? Per le BV con socio unico, il requisito documentale è semplificato: la tua verifica dell'identità copre i requisiti UBO.

Cosa succede se nessuna persona detiene più del 25%? Se nessuna singola persona raggiunge la soglia del 25%, come pseudo-UBO vengono registrati i dirigenti (gli amministratori) della BV.

Le informazioni UBO possono essere modificate dopo la costituzione? Sì, ma le modifiche devono essere comunicate alla KVK. La registrazione UBO è un obbligo di legge e deve essere mantenuta aggiornata.